Apresentação
O Relatório de Produtividade representa uma importante ferramenta na gestão dos processos instruídos no Gabinete. O Relatório é gerado mensalmente, desde junho de 2010. É por meio dele que avaliamos periodicamente nosso desempenho, a fim de alcançarmos a eficácia e a celeridade desejadas na instrução processual. Nosso objetivo é instruir o maior número de processos possíveis no mais curto espaço de tempo sem perdermos de vista, contudo, a qualidade de nossas instruções. Não basta fazer mais. Temos de fazer mais com qualidade.
A seguir, apresentamos a íntegra do Relatório de DEZEMBRO/2014 e os dados consolidados do ano de 2014.
Meus cordiais cumprimentos.
ALÍPIO REIS FIRMO FILHOConselheiro Substituto/TCE-AM
RELATÓRIO DE PRODUTIVIDADE - DEZEMBRO/2014
1 - Desempenho geral
No mês de dezembro/2014 ingressaram no Gabinete 222 processos que, somados ao estoque de processos remanescentes do mês de novembro/2014 (133 processos), representam um ingresso geral de 355 processos. No mesmo período, demos saída em 246 processos. Desse total, 94 processos correspondem aos processos remanescentes do mês de novembro e os demais (152) se referem aos processos ingressados no mês de dezembro. Ou seja, instruímos 70,68% (94/133) do estoque de processos remanescentes do mês anterior e 68,47% (152/222) do mês atual. Note que no mês de dezembro a força de trabalho foi concentrada tanto na redução de processos novos quando na dos antigos. Analisando os índices conjuntamente, foi dada saída em mais de 2/3 do estoque processual.
1.1 - Desempenho Anual - 2014
O desempenho anual obtido pelo Gabinete em 2014 foi satisfatório. Apesar de o número de processos ingressados ter sofrido um incremento (1,75%) conseguimos reduzir o estoque anual em 36,26% (tabela abaixo). Isso demonstra o aumento de produtividade alcançados pelo Gabinete, assim como nosso compromisso com a celeridade.
1.1 - Desempenho Anual - 2014
O desempenho anual obtido pelo Gabinete em 2014 foi satisfatório. Apesar de o número de processos ingressados ter sofrido um incremento (1,75%) conseguimos reduzir o estoque anual em 36,26% (tabela abaixo). Isso demonstra o aumento de produtividade alcançados pelo Gabinete, assim como nosso compromisso com a celeridade.
No universo dos processos ingressados no Gabinete no mês de dezembro, 27 deles, isto é, 12,16% (27/222) ingressaram nos últimos 10 dias. Nada obstante, conseguimos dar saída em 68,47% (vide tópico anterior). Ou seja, para cada 03 (três) processos ingressados no mês de competência no Gabinete conseguimos instruir 02 (dois) deles, aproximadamente, o que demonstra o nosso compromisso com a celeridade na instrução processual.
3 - Composição processual
No mês de dezembro os ingressos totais de processos no gabinete foram representados nos seguintes percentuais por natureza: 29,01% relativos às Prestações e Tomadas de Contas de Convênios, 16,62% a Benefícios e de mesmo percentual às Prestações e Tomadas de Contas anuais e 14,08% aos processos relacionados Recursos. Os restantes, estavam representados por processos de outras naturezas, tais como: Admissão de Pessoal, Denúncias, Representações e Outros (Administrativos, Auditoria de Gestão Fiscal, Cobrança Executiva, Contratos, Consultas, Exposição de Motivos, Relatórios, Solicitações e Termos de Ajustamento de Gestão-TAGs), conforme demonstra o gráfico a seguir:
Todavia, no estoque final de processos do período essa composição foi alterada ora para maior ora para menor: 26,61% referente às Prestações de Contas Anuais e Tomadas de Contas, 24,77% aos Recursos, 11,93% à Representação e de mesmo percentual por Tomadas de Contas de Convênios e 11,01% aos Benefícios. Ao final do período, portanto, os processos remanescentes estavam representados (numericamente falando) por essas cinco modalidades processuais. O gráfico a seguir representa essa composição:
4- Média de permanência dos processos - Meta do Gabinete
No mês de dezembro alcançamos uma média geral de 13,19 (treze inteiros e dezenove décimos) dias de permanência de processos no Gabinete, abaixo, portanto, do prazo máximo fixado pela própria Unidade para a instrução de seus processos (30 dias).
5- Média de permanência dos processos - Certificação ISO 9001:2008
Em dezembro, o tempo médio de instrução dos processos de aposentadoria, das prestações de contas das prefeituras, das câmaras e da administração indireta municipal ficaram em, respectivamente, 8, 13, 25 e 0 dias. O desempenho ficou muito abaixo da meta fixada pela Certificação da ISO 9001:2008 (de 30 dias para cada modalidade processual).
Do total de processos instruídos no mês de novembro (246), 207 deles, isto é, 84,15% foram instruídos num prazo inferior a 30 dias enquanto apenas 39 processos (15,85%) careceram de um período superior para sua instrução, conforme demonstra o gráfico a seguir:
7 - Status dos Processos de Prestação de Contas dos municípios interioranos - Resolução /TCE-AM 10/2009
8 - Índices de Produtividade do Gabinete
Desde junho de 2010 o Gabinete desenvolveu uma metodologia própria para a avaliação de seu desempenho na instrução dos processos a ele vinculados. Essa metodologia contempla a adoção de 05 (cinco) índices: IAC, IRPE, IRPN, IIPN e ISPN.
O IAC é o Índice de Acumulabilidade Processual. É o principal indicador de desempenho, responsável por medir a totalidade dos processos que saíram do Gabinete em confronto com os que nele ingressaram no mês de competência. Para o mês de dezembro o IAC ficou em 69,30% (243 processos instruídos/355 processos ingressados), ou seja, de cada três processos que ingressaram no Gabinete demos saída em 2 deles, aproximadamente. Para maiores detalhes sobre o IAC, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
A partir do IAC são calculados os demais índices.
O IRPE (Índice de Rotatividade de Processos Estocados) ficou em 70,68% (94 processos/133 processos) no mês de dezembro. Conforme o nome aduz, esse indicador mede o desempenho do Gabinete na gestão dos processos antigos, isto é, os processos remanescentes de períodos anteriores. O indicador aponta que de cada dez processos estocados no Gabinete, a Unidade deu saída em sete deles, aproximadamente. Para maiores detalhes sobre o IRPE, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
O IRPN (Índice de Rotatividade de Processos Novos) alcançou o percentual de 68,47% (152 processos/222 processos) no mês de dezembro. O IRPN reflete o desempenho do Gabinete na gestão dos processos que ingressam no mês de competência. Para cada três processos (novos) que ingressaram demos saída em, aproximadamente, 2 processos. Para maiores detalhes sobre o IRPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
O IIPN (Índice de Ingresso de Processos Novos) foi calculado em 62,54% (222 processos/355 processos) no mês de dezembro. O IIPN é um índice de tendência. Ele mede o "peso" dos processos que ingressam no Gabinete no mês de competência (processos novos) em relação à totalidade dos ingressos (processos novos + processos antigos). Ele aponta que de cada cinco processos que ingressaram no Gabinete três deles, aproximadamente, representam processos que chegaram ao Gabinete no mês de dezembro. Portanto, na composição dos processos que ingressaram na Unidade há uma tendência de prevalência de processos novos. Para maiores detalhes sobre o IIPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
O ISPN (Índice de Saída de Processos Novos) apresentou o percentual de 61,79% (152 processos/246 processos). Assim como o IIPN o ISPN também é um indicador de tendência. Ele mede o "peso" dos processos novos que saíram do Gabinete no mês de referência em relação às saídas totais. Desta feita, na composição geral dos processos que deixaram o Gabinete no mês de dezembro, houve uma tendência para dar saída aos processos novos. Para maiores detalhes sobre o ISPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.