Apresentação
Estamos apresentando nosso Relatório de Produtividade do mês de JANEIRO do corrente ano.
O Relatório de Produtividade representa uma importante ferramenta na gestão dos processos instruídos no Gabinete. O Relatório é gerado mensalmente, desde junho de 2010, ou seja há cinco anos. É por meio dele que avaliamos periodicamente nosso desempenho, a fim de alcançarmos a eficácia e a celeridade desejadas na instrução processual. Nosso objetivo é instruir o maior número de processos possíveis no mais curto espaço de tempo sem perdermos de vista, contudo, a qualidade de nossas instruções. Não basta fazer mais. Temos de fazer mais com qualidade.
A meta do Gabinete é instruir os processos no prazo máximo de 30 (trinta) dias, fixada em junho/2010, menores, portanto, daqueles estabelecidos pela Certificação ISO 9001:2008.
A seguir, apresentamos a íntegra do Relatório.
Meus cordiais cumprimentos.
ALÍPIO REIS FIRMO FILHO
Conselheiro Substituto/TCE-AM
RELATÓRIO DE PRODUTIVIDADE - JANEIRO/2016
1 - Desempenho geral
No mês de janeiro/2015 ingressaram no Gabinete 274 processos que, somados ao estoque de processos remanescentes do mês de dezembro/2015 (291 processos), representam um ingresso geral de 565 processos. No mesmo período, demos saída em 288 processos. Desse total, 139 processos correspondem aos processos remanescentes do mês de dezembro e os demais (149) se referem aos processos ingressados no mês em análise. Ou seja, instruímos 47,77% (139/291) do estoque de processos remanescentes do mês anterior e 54,38% (149/274) do mês atual. Note que no mês de janeiro a força de trabalho foi concentrada na redução de processos novos. Analisando os índices, conjuntamente, foi dada saída em 50,97% do estoque processual.
É importante destacar que o Gabinete se viu desfalcado a partir do mês de agosto de um assessor (Licença Maternidade) que atuava na instrução dos processos de prestação e tomada de contas, fato que refletiu num incremento do número de processos estocados na Unidade, ante à redução da força de trabalho. Todavia, a situação tende a se normalizar, a partir da chegada de um novo técnico.
É importante destacar que o Gabinete se viu desfalcado a partir do mês de agosto de um assessor (Licença Maternidade) que atuava na instrução dos processos de prestação e tomada de contas, fato que refletiu num incremento do número de processos estocados na Unidade, ante à redução da força de trabalho. Todavia, a situação tende a se normalizar, a partir da chegada de um novo técnico.
2 - Processos ingressados nos últimos 10 (dez) dias do mês de competência
No universo dos processos ingressados no Gabinete no mês de janeiro, 179 deles, isto é, 65,32% (179/274 ingressaram nos últimos 10 dias. Entretanto, conseguimos dar saída em 54,38% (vide tópico anterior) dos processos que ingressaram no mês de competência. Ou seja, para cada 2 (dois) processos ingressados no mês de competência no Gabinete conseguimos instruir, aproximadamente, 01(um) deles, o que demonstrou o nosso compromisso com a celeridade na instrução processual dando vazão aos processos mais novos.
3 - Composição processual
No mês de janeiro os ingressos totais de processos no gabinete foram representados em maior preponderância nos seguintes percentuais por natureza: 34,69% relativos aos Benefícios, 16,69% correspondentes às Prestações e Tomadas de Contas, 15,40% referentes à Prestações e Tomadas de Contas de Convênio, 10,97% relativos a Recursos, 7,61% Representação. Os restantes, estavam representados por processos de outras naturezas, tais como: Admissão de Pessoal, Denúncias e Outros (Administrativos, Auditoria de Gestão Fiscal, Cobrança Executiva, Contratos, Consultas, Exposição de Motivos, Relatórios, Solicitações e Termos de Ajustamento de Gestão-TAGs), conforme demonstra o gráfico a seguir:
Todavia, no estoque final de processos do período essa composição foi alterada ora para maior ora para menor: 28,88% correspondente aos Benefícios, 24,91% referente às Prestações de Contas e Tomadas de Contas anuais, 12,27% referentes aos Recursos, seguidos de 9,75% de Representação e 5,42% pertinentes à Tomadas de Contas de Convênios. Ao final do período, portanto, os processos remanescentes estavam representados (numericamente falando) por essas cinco modalidades processuais. O gráfico a seguir representa essa composição:
4- Média de permanência dos processos - Meta do Gabinete
No mês de janeiro alcançamos uma média geral de 36,05 (trinta e seis inteiros e cinco décimos) dias de permanência de processos no Gabinete, acima, portanto, do prazo máximo fixado pela própria Unidade para a instrução de seus processos (30 dias).
5- Média de permanência dos processos - Certificação ISO 9001:2008
Em janeiro, o tempo médio de instrução dos processos de aposentadorias e das prestações de contas dos municípios (Prefeituras, Câmaras e Administrações Indiretas) ficou abaixo da meta fixada pela Certificação da ISO 9001:2008 (de 60 dias para cada modalidade processual), conforme demonstra o gráfico abaixo:
6 - Número de processos instruídos em relação à meta de 30 dias
Do total de processos instruídos no mês de janeiro (288), 167 deles, isto é, 57,98% foram instruídos num prazo inferior a 30 dias enquanto 121 processos (42,02%) careceram de um período superior para sua instrução, conforme demonstra o gráfico a seguir:
Do total de processos instruídos no mês de janeiro (288), 167 deles, isto é, 57,98% foram instruídos num prazo inferior a 30 dias enquanto 121 processos (42,02%) careceram de um período superior para sua instrução, conforme demonstra o gráfico a seguir:
7 - Status dos Processos de Prestação de Contas dos municípios interioranos - Resolução /TCE-AM 10/2009
No que tange aos processos de Prestação de Contas dos municípios interioranos vinculados ao Gabinete, dos 134 processos (exercícios 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, 2013 E 2014), restam apenas 48 pendentes de julgamento, isto é, 35,82%. Vale ressaltar que as Prestações de Contas Anuais da Prefeitura de Envira, exercício 2011 e do biênio 2012/2013, do município de Nhamundá, foram redistribuídos a esta relatoria, em virtude da aposentadoria do Conselheiro Lúcio Albuquerque, ocorrida em junho/2014, bem como o processo de Prestação de Contas de Pauini, exercício de 2008, Uarini, exercício 2012, Maraã, exercício 2013 de relatoria do Conselheiro José Michiles (aposentou-se em agosto de 2015). O gráfico a seguir ilustra melhor essa contextualização:
8 - Índices de Produtividade do Gabinete
Desde junho de 2010 o Gabinete desenvolveu uma metodologia própria para a avaliação de seu desempenho na instrução dos processos a ele vinculados. Essa metodologia contempla a adoção de 05 (cinco) índices: IAC, IRPE, IRPN, IIPN e ISPN.
O IAC é o Índice de Acumulabilidade Processual. É o principal indicador de desempenho, responsável por medir a totalidade dos processos que saíram do Gabinete em confronto com os que nele ingressaram no mês de competência. Para o mês de janeiro o IAC ficou em 50,97% ( 288 processos instruídos/565 processos ingressados), ou seja, de cada 02 (dois) processos que ingressaram no Gabinete demos saída, aproximadamente, em 01 (um) deles. Para maiores detalhes sobre o IAC, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog
A partir do IAC são calculados os demais índices.
O IRPE (Índice de Rotatividade de Processos Estocados) ficou em 47,77% (139 processos/291 processos) no mês de janeiro. Conforme o nome aduz, esse indicador mede o desempenho do Gabinete na gestão dos processos antigos, isto é, os processos remanescentes de períodos anteriores. O indicador aponta que de cada 02 (dois) processos estocados no Gabinete, a Unidade deu saída em um deles, aproximadamente. Para maiores detalhes sobre o IRPE, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
O IRPN (Índice de Rotatividade de Processos Novos) alcançou o percentual de 54,38% (149 processos/274 processos) no mês de janeiro. O IRPN reflete o desempenho do Gabinete na gestão dos processos que ingressam no mês de competência. Para cada 02 (dois) processos (novos) que ingressaram demos saída em, aproximadamente, em um processo. Para maiores detalhes sobre o IRPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
O IIPN (Índice de Ingresso de Processos Novos) foi calculado em 48,50% (274 processos/565 processos) no mês de janeiro. O IIPN é um índice de tendência. Ele mede o "peso" dos processos que ingressam no Gabinete no mês de competência (processos novos) em relação à totalidade dos ingressos (processos novos + processos antigos). Ele aponta que de cada 02 (dois) processos que ingressaram no Gabinete, 01 (um) deles, aproximadamente, representam processos que chegaram ao Gabinete no mês de janeiro. Portanto, na composição dos processos que ingressaram na Unidade há uma tendência de prevalência de processos antigos. Para maiores detalhes sobre o IIPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
O ISPN (Índice de Saída de Processos Novos) apresentou o percentual de 51,74% (149 processos/288 processos). Assim como o IIPN o ISPN também é um indicador de tendência. Ele mede o "peso" dos processos novos que saíram do Gabinete no mês de referência em relação às saídas totais. Desta feita, na composição geral dos processos que deixaram o Gabinete no mês de janeiro, houve uma tendência para dar saída aos processos novos. Para maiores detalhes sobre o ISPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.
