RELATÓRIO DO MÊS DE AGOSTO

Apresentação

Estamos apresentando nosso Relatório de Produtividade do mês de AGOSTO do corrente ano. 

O Relatório de Produtividade representa uma importante ferramenta na gestão dos processos instruídos no Gabinete. O Relatório é gerado mensalmente, desde junho de 2010, ou seja há cinco anos. É por meio dele que avaliamos periodicamente nosso desempenho, a fim de alcançarmos a eficácia e a celeridade desejadas na instrução processual. Nosso objetivo é instruir o maior número de processos possíveis no mais curto espaço de tempo sem perdermos de vista, contudo, a qualidade de nossas instruções. Não basta fazer mais. Temos de fazer mais com qualidade.

A meta do Gabinete é instruir os processos no prazo máximo de 30 (trinta) dias, fixada em junho/2010, menores, portanto, daqueles estabelecidos pela Certificação ISO 9001:2008.  

A seguir, apresentamos a íntegra do Relatório.

Meus cordiais cumprimentos.

ALÍPIO REIS FIRMO FILHO

Conselheiro Substituto/TCE-AM

RELATÓRIO DE PRODUTIVIDADE - AGOSTO/2015

1 - Desempenho geral

No mês de agosto/2015 ingressaram no Gabinete 406 processos que, somados ao estoque de processos remanescentes do mês de julho/2015 (217 processos), representam um ingresso geral de 623 processos. No mesmo período, demos saída em 376 processos. Desse total, 81 processos correspondem aos processos remanescentes do mês de julho e os demais (295) se referem aos processos ingressados no mês em análise. Ou seja, instruímos 37,33% (81/217) do estoque de processos remanescentes do mês anterior e 72,66% 295/376) do mês atual. Note que no mês de agosto a força de trabalho foi concentrada na redução de processos novos. Analisando os índices, conjuntamente, foi dada saída em 60,35%  do estoque processual. 

É importante destacar que  o Gabinete se viu desfalcado a partir do mês de agosto de um assessor (LICENÇA) que atuava na instrução dos processos de prestação e tomada de contas, fato que refletiu num incremento do número de processos estocados na Unidade, ante à redução da força de trabalho. Todavia, a situação tende a se normalizar, a partir da chegada de um novo técnico.   

2 - Processos ingressados nos últimos 10 (dez) dias do mês de competência

No universo dos processos ingressados no Gabinete no mês de agosto, 142 deles, isto é, 34,98% (142/406) ingressaram nos últimos 10 dias. Entretanto, conseguimos dar saída em 72,66% (vide tópico anterior) dos processos que ingressaram no mês de competência. Ou seja, para cada 10 (dez) processos ingressados no mês de competência no Gabinete conseguimos instruir, aproximadamente, 07 (sete) deles, o que demonstra o nosso compromisso com a celeridade na instrução processual. 

3 - Composição processual

No mês de agosto os ingressos totais de processos no gabinete foram representados em maior preponderância nos seguintes percentuais por natureza: 28,73% do tipo Tomadas de Contas de Convênios, 22,63% relativos aos  Benefícios, 13,96% relacionados aos Recursos e 11,56 % correspondentes às Prestações e Tomadas de Contas. Os restantes, estavam representados por processos de outras naturezas, tais como: Admissão de Pessoal, Denúncias, Representações e Outros (Administrativos, Auditoria de Gestão Fiscal, Cobrança Executiva, Contratos, Consultas, Exposição de Motivos, Relatórios, Solicitações e Termos de Ajustamento de Gestão-TAGs), conforme demonstra o gráfico a seguir:

Todavia, no estoque final de processos do período essa composição foi alterada ora para maior ora para menor: 25% correspondente aos Benefícios, 23,36% referente às Prestações de Contas e Tomadas de Contas anuais, 17,21% referentes aos Recursos, seguidos de 9,02% de Representação e 4,10% pertinentes à Tomadas de Contas de Convênios. Ao final do período, portanto, os processos remanescentes estavam representados (numericamente falando) por essas cinco modalidades processuais. O gráfico a seguir representa essa composição:

4- Média de permanência dos processos - Meta do Gabinete

No mês de agosto alcançamos uma média geral de 17 (dezessete inteiros) dias de permanência de processos no Gabinete, abaixo, portanto, do prazo máximo fixado pela própria Unidade para a instrução de seus processos (30 dias).

5- Média de permanência dos processos - Certificação ISO 9001:2008      

Em agosto, o tempo médio de instrução dos processos de aposentadorias e das prestações de contas dos municípios (Prefeituras, Câmaras e Administrações Indiretas) ficou abaixo da meta fixada pela Certificação da ISO 9001:2008 (de 60 dias para cada modalidade processual), conforme demonstra o gráfico abaixo:

6 -  Número de processos instruídos em relação à meta de 30 dias


Do total de processos instruídos no mês de agosto (376), 335 deles, isto é, 89,10% foram instruídos num prazo inferior a 30 dias  enquanto apenas 41 processos (10,90%) careceram de um período superior para sua instrução, conforme demonstra o gráfico a seguir:

7 -   Status dos Processos de Prestação de Contas dos municípios interioranos  - Resolução /TCE-AM 10/2009 

No que tange aos processos de Prestação de Contas dos municípios interioranos vinculados ao Gabinete, dos 107 processos (exercícios 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 e 2013), restam apenas 25 pendentes de julgamento, isto é, 23,36%. Vale ressaltar que as Prestações de Contas Anuais da Prefeitura de Envira, exercício 2011 e do biênio 2012/2013, do município de Nhamundá, foram redistribuídos a esta relatoria, em virtude da aposentadoria do Conselheiro Lúcio Albuquerque, ocorrida em junho/2014. O gráfico a seguir ilustra melhor essa contextualização:     

8 - Índices de Produtividade do Gabinete

Desde junho de 2010 o Gabinete desenvolveu uma metodologia própria para a avaliação de seu desempenho na instrução dos processos a ele vinculados. Essa metodologia contempla a adoção de 05 (cinco) índices: IAC, IRPE, IRPN, IIPN e ISPN. 

O IAC é o Índice de Acumulabilidade Processual. É o principal indicador de desempenho, responsável por medir a totalidade dos processos que saíram do Gabinete em confronto com os que nele ingressaram no mês de competência. Para o mês de agosto o IAC ficou em 60,35% (376 processos instruídos/623 processos ingressados), ou seja, de cada 10 (dez) processos que ingressaram no Gabinete demos saída, aproximadamente, em 6 (seis) deles. Para maiores detalhes sobre o IAC, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog

A partir do IAC são calculados os demais índices.

O IRPE (Índice de Rotatividade de Processos Estocados) ficou em 37,33% (81 processos/217 processos) no mês de agosto. Conforme o nome aduz, esse indicador mede o desempenho do Gabinete na gestão dos processos antigos, isto é, os processos remanescentes de períodos anteriores. O indicador aponta que de cada 3 (três) processos estocados no Gabinete, a Unidade deu saída em dois deles, aproximadamente. Para maiores detalhes sobre o IRPE, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog. 

O IRPN (Índice de Rotatividade de Processos Novos) alcançou o percentual de 72,66% (294 processos/406 processos) no mês de agosto. O IRPN reflete o desempenho do Gabinete na gestão dos processos que ingressam no mês de competência. Para cada dez processos (novos) que ingressaram demos saída em, aproximadamente, sete processos. Para maiores detalhes sobre o IRPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.

O IIPN  (Índice de Ingresso de Processos Novos) foi calculado em 65,17% (406 processos/623processos) no mês de agosto. O IIPN é um índice de tendência. Ele mede o "peso" dos processos que ingressam no Gabinete no mês de competência (processos novos) em relação à totalidade dos ingressos (processos novos + processos antigos). Ele aponta que  de cada três processos que ingressaram no Gabinete em dois  deles, aproximadamente, representam processos que chegaram ao Gabinete no mês de agosto. Portanto, na composição dos processos que ingressaram na Unidade há uma tendência de prevalência de processos antigos. Para maiores detalhes sobre o IIPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.  

O ISPN (Índice de Saída de Processos Novos) apresentou o percentual de 78,46% (295 processos/376 processos). Assim como o IIPN o ISPN também é um indicador de tendência. Ele mede o "peso" dos processos novos que saíram do Gabinete no mês de referência em relação às saídas totais. Desta feita, na composição geral dos processos que deixaram o Gabinete no mês de agosto, houve uma tendência para dar saída aos processos novos. Para maiores detalhes sobre o ISPN, favor consultar o ícone correspondente aqui mesmo no Blog.